Consigli per le imprese



Gli incarichi da affidare agli stagisti

Le attività che possono essere svolte dallo stagista sono molteplici e dipendono dagli obiettivi indicati nel progetto formativo.
I compiti assegnati al tirocinante devono conciliare le esigenze formative dello stage con le caratteristiche personali del candidato (bagaglio culturale, competenze, attitudini, capacità) e, al tempo stesso, le esigenze organizzative dell’azienda ospitante.

In linea di principio, tutte le aree o reparti aziendali possono essere adatti allo svolgimento di un tirocinio. Si consiglia, tuttavia, di evitare l’inserimento di tirocinanti (specie se di giovane età) in ambiti del ciclo produttivo e su linee di attività in cui le condizioni di sicurezza richiedono una lunga e comprovata esperienza.

E’ disponibile una tabella che correla vari profili formativi (scolastici o universitari) con possibili ambiti aziendali di inserimento in stage.

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Il repertorio dei progetti formativi

Il progetto formativo è la "carta d’identità" dello stage e, se ben costruito, costituisce uno strumento fondamentale per una corretta impostazione e realizzazione dell'esperienza. Attraverso il progetto formativo, infatti, è possibile mettere nero su bianco il percorso lungo il quale la persona potrà acquisire, nel corso dello stage, elementi orientativi sul mondo del lavoro e nuove competenze professionalizzanti.

Per facilitare le imprese nella messa a punto di un buon progetto formativo, questo Manuale contiene un repertorio nel quale sono raccolti oltre 170 modelli di progetti formativi di stage, suddivisi per aree/funzioni aziendali e tipologia di laurea.

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Comunicare con lo stagista

Al momento dell’inserimento del tirocinante in azienda è buona abitudine accoglierlo con una lettera dell’Ufficio Risorse Umane o altra forma di comunicazione scritta dell’azienda (vd. fac simile lettera ) che sancisca l’avvio dello stage, da unire alla copia personale del progetto formativo.

Nella lettera, oltre al benvenuto da parte dei responsabili aziendali, andranno illustrate tutte le normative che regolano la vita aziendale, con particolare attenzione a quelle antinfortunistiche, comportamentali, igieniche o organizzative richieste all’interno della struttura ospitante.

Inoltre, dovranno essere chiariti i seguenti aspetti:

È buona regola spiegare al tirocinante le attività della azienda nel suo complesso, e approfondire l’intero processo lavorativo all’interno del quale si colloca l’attività che gli verrà affidata.

A questo scopo, è possibile allegare alla lettera del materiale informativo a stampa o in video (brochure e filmati di presentazione, regolamento aziendale ecc.), da consegnare allo stagista al suo arrivo.

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Lo spazio per lo stagista

In occasione dell'ingresso in azienda è necessario assegnare al giovane un suo spazio, la cui collocazione dovrà essere conosciuta da tutto il personale dell'area.

Si dovrà sottolineare che il tirocinante è responsabile della sua scrivania e dei suoi strumenti, esattamente come ogni lavoratore.

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Comunicare internamente lo stage

L'aspetto comunicativo è molto importante e va curato con attenzione.

È importante che le richieste di informazioni sui tirocini provenienti dall'esterno siano indirizzate a una persona appositamente incaricata e formata. In questo modo si potrà inoltre porre le basi per un coinvolgimento attivo del personale, che potrà avanzare suggerimenti e proposte, o partecipare alla fase di progettazione e realizzazione delle iniziative, ad esempio offrendosi come tutor.

È altrettanto importante prevedere una puntuale attività di informazione sui contenuti e sugli obiettivi del progetto formativo, rivolta soprattutto al personale dell'area nella quale si realizzerà il tirocinio e alle persone che incontreranno il giovane. Una completa informazione sul progetto formativo permetterà a tutti di impostare da subito una buona relazione con il giovane e di offrire il proprio contributo sulla base delle esigenze del progetto.

L'attività di comunicazione richiede l'utilizzo di più strumenti.

Alcune informazioni possono essere date solo verbalmente (come, ad esempio, quelle inerenti alla scuola/università di provenienza del tirocinante), altre, per essere più efficaci, richiedono supporti diversi; ad esempio il progetto formativo (che indica i contenuti, gli obiettivi, i tempi, il nominativo del tutor aziendale) può essere prodotto in più copie e messo a disposizione del personale dell'area/reparto coinvolta.

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Comunicare con l'ente promotore

Le informazioni che l'impresa scambia con l’ente promotore sono di due tipi.

Le prime riguardano gli aspetti di carattere organizzativo e permettono ai due soggetti coinvolti di scambiarsi in tempo reale le informazioni e i dati necessari per garantire il buon andamento dell'esperienza. In questo caso sono soprattutto i due tutor (quello aziendale e quello dell’ente promotore), a mettersi in comunicazione tra loro ogni volta che lo riterranno opportuno.

Le seconde riguardano gli aspetti di carattere "qualitativo" e vengono raccolte per valutare l’andamento e gli esiti del tirocinio. Diversi sono gli strumenti utilizzati: questionari, schede sintetiche, relazioni, ecc.

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Come progettare lo stage

Per progettare lo stage è opportuno scegliere con attenzione l'area o la funzione aziendale nella quale coinvolgere lo stagista. Questo lavoro dovrà essere fatto dall’azienda avendo ben chiari al proprio interno gli obiettivi che ci si pone attraverso la realizzazione dello stage, sentito anche il soggetto promotore.

All'inizio l'impresa può individuare più funzioni che si prestano allo sviluppo di attività di tirocinio, mettendole a confronto con le candidature. È poi necessario valutare le risorse interne (cioè il periodo nel quale lo stage si svolgerà e la sua durata, i carichi di lavoro di quella area/funzione nel periodo del tirocinio, l'organico impiegato) per essere sicuri di selezionare l'area o la funzione che presenta le migliori condizioni organizzative per il successo dell'esperienza.

Una volta scelta l'area (ed esempio Amministrazione, Marketing e Commerciale, Produzione e Logistica ecc.), l'impresa dovrà iniziare a scomporre la complessità del lavoro che in essa si svolge fino a circoscrivere l'ambito più ridotto che diventerà oggetto del progetto formativo, cioè l'attività e gli obiettivi attorno ai quali sarà costruito lo stage.

A questo punto è possibile passare alla stesura del progetto formativo, nel quale vanno definiti:

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Una chiave per la qualità formativa degli stage: la progettazione “per competenze”

Saper individuare in modo chiaro, realistico e misurabile l’insieme delle competenze che si potranno sviluppare nel corso dello stage è importante poiché consente, alla sua conclusione, di valutare se le competenze fissate all’inizio come obiettivo da raggiungere siano state conseguite o meno, e in quale misura.

Per definire con cura le competenze da sviluppare nel corso dello stage, occorre che vi sia una stretta collaborazione tra imprese ospitanti e soggetti promotori nella fase di progettazione formativa: solo così sarà possibile definire il percorso di stage in modo coerente con il percorso formativo (scolastico/universitario) della persona e individuare, congiuntamente e di comune accordo, le competenze realisticamente acquisibili nell’arco temporale dell’esperienza.

Una pagina del Manuale approfondisce questo importante aspetto della progettazione formativa, suggerendo metodo e strumenti di lavoro.

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Quali criteri per scegliere gli stagisti?

Sia che si tratti di profili pervenuti attraverso i soggetti promotori sulla base della pubblicazione di un’offerta di stage, sia che si tratti di auto-candidature spontaneamente pervenute in azienda, i criteri di selezione generalmente seguiti sono quelli che tendono ad assicurare l'idoneità del soggetto al tipo di progetto formativo concordato.

L'accettazione di un tirocinante dovrebbe essere il risultato di un accurato colloquio che mette in luce esperienze già compiute, motivazioni e attitudini del giovane, al di là dei risultati scolastici e universitari.
Occorre, in altri termini, accertare che il giovane candidato disponga di una formazione coerente con gli obiettivi formativi definiti nel progetto.

Al contempo, è opportuno tener conto anche di aspetti più pratici che vanno dall'interesse del giovane per i contenuti del progetto e per il tipo di azienda (molto utile, in tale senso, potrà essere l’eventuale lettera di motivazione allegata al curriculum) e ad aspetti organizzativi e logistici (come, ad esempio, la vicinanza tra casa e azienda).

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I problemi di tutti i giorni

Potrà accadere che durante il periodo del tirocinio lo studente arrivi un giorno in ritardo, oppure chieda di anticipare l'uscita, o di assentarsi per un'intera giornata. Come si deve comportare l'impresa?

Le questioni di tale natura possono essere discusse con il tutor aziendale che, nel rispetto della normativa e di quanto previsto nella documentazione del tirocinio (convenzione e progetto formativo), deve verificare direttamente con lo stagista le ragioni delle sue richieste, per assicurarsi che esse non rappresentino dei primi segnali di disagio verso l'esperienza.

In caso di malattia dello stagista, l'impresa e il soggetto promotore avvieranno l'iter previsto dalla normativa vigente. Se la malattia si protrarrà per una durata tale da compromettere l'esito del progetto, il tirocinio potrà essere interrotto, senza nessuna conseguenza per i soggetti coinvolti.

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L'interruzione dello stage

In casi molto rari, durante il tirocinio si determina un clima di incomprensione o disinteresse tra l'impresa e lo studente.

Di fronte ai primi segnali di insoddisfazione (dell'impresa nei riguardi dell'impegno del giovane o viceversa) il tutor aziendale dovrà con tempestività segnalare la situazione al responsabile aziendale e al tutor del soggetto promotore. La segnalazione va fatta con discrezione, senza nessun allarmismo e con la volontà di recuperare la collaborazione in atto.

Se l'intervento del tutor formativo non servirà a chiarire le eventuali incomprensioni sorte tra le parti, lo stage potrà essere interrotto. Questa scelta, che è libera sia per l'impresa, sia per il tirocinante, dovrà essere condotta nel rispetto reciproco delle diverse posizioni e non dovrà, di massima, avere conseguenze negative.

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Come l’azienda può utilizzare i risultati dello stage in modo efficace

L'attività di verifica dei risultati dovrebbe essere "capitalizzata" da parte dell’impresa.

A tale proposito si suggerisce di dedicare del tempo all'archiviazione dei progetti formativi, segnando in apposite schede di lavoro osservazioni e riflessioni che evitino all'impresa di ripetere errori e consentano, invece, di introdurre miglioramenti per stage futuri.

L'utilizzo sistematico dei risultati potrà servire per:

  • creare un archivio dei progetti realizzati e snellire i tempi della progettazione di nuovi tirocini;
  • creare un archivio tematico (area, contenuti) per promuovere, a seconda del ciclo di vita dell'impresa (stabilità, crescita, sviluppo di nuove produzioni, ecc.), progetti attinenti ai principali interessi;
  • creare un “portfolio” contatti con scuole, università e altre realtà formative per consolidare partnership e collaborazioni di qualità;
  • creare un archivio dei dati dei tirocinanti per disporre di un elenco di potenziali candidati ordinati per qualifica e attitudini.
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Gli strumenti di valutazione dello stage

L'impresa e il soggetto promotore possono definire strumenti di monitoraggio dello stage e di valutazione finale dei risultati.

Presentiamo alcuni esempi degli strumenti più utilizzati:

  • Questionario d'ingresso. È volto a conoscere le aspettative del giovane. Può essere predisposto dal tutor del soggetto promotore, magari inserendo delle domande di interesse dell'azienda.
  • Quaderno giornaliero. È una sorta di diario in cui lo stagista potrà appuntare note e osservazioni personali sui principali fatti della giornata. Al termine del tirocinio la lettura del diario potrà aiutare il giovane nella ricostruzione ex-post delle diverse attività svolte e diventare quindi una traccia preziosa per la stesura della relazione finale. Può essere fornito dall'azienda o dal soggetto promotore.
  • Schede di verifica delle attività. Mirano a verificare, nell'arco dell'esperienza, il rispetto dei tempi, dei contenuti e degli obiettivi. Possono essere compilate sia dal tutor aziendale, sia dal tirocinante.
  • Colloqui periodici. Alcune imprese trovano utile fissare un momento di incontro, la cui cadenza è legata alla durata dello stage (ad esempio settimanale), in cui il giovane discute sui problemi e sugli aspetti positivi dell'esperienza che sta facendo direttamente con il referente dell'area stage e con il tutor aziendale.
  • Questionario o relazione di valutazione dello stagista. Indaga, a conclusione del tirocinio, il parere del giovane su aspetti quali il clima aziendale, l'interesse per le attività svolte, l'apprendimento raggiunto, l'attinenza tra i contenuti del tirocinio e il curriculum formativo, l'utilità dell'esperienza per le scelte future, i problemi emersi, i suggerimenti, ecc.. Azienda ed ente promotore possono scegliere se predisporne uno comune o se utilizzarne due diversi.
  • Questionario o relazione di valutazione del tutor aziendale. Raccoglie, al termine del tirocinio, il giudizio del tutor sul profilo del giovane: competenze, abilità, disponibilità, capacità di inserimento, ecc.. Se lo stage darà corso a credito formativo, sarà lo stesso Ufficio Stage dell’ente formativo promotore a offrire al tutor aziendale il supporto necessario alla compilazione di questo documento. Il giovane potrà utilizzare la scheda rilasciata dal tutor, allegandola al proprio curriculum.

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L’importanza del tutor aziendale

La scelta e la nomina del tutor aziendale hanno un'importanza fondamentale, dal momento che il suo ruolo è cruciale per la qualità formativa dell'esperienza di stage che il tirocinante potrà realizzare: il giovane si attende molto da lui.

Il tutor aziendale dovrà cercare con lo stagista un confronto continuo, lo renderà partecipe dei problemi e delle cose da fare, apprezzerà un consiglio giusto, motiverà un suggerimento sbagliato. Al termine della giornata il tutor e il tirocinante avranno così la sensazione delle cose realizzate insieme.

Il tutor aziendale ha il compito di accogliere e assistere operativamente il tirocinante nel periodo di permanenza in azienda, ed è di solito il responsabile del reparto in cui è inserito il giovane, o uno specialista di formazione che segua tutti gli inserimenti dei tirocinanti.

Egli cura la presentazione e l’inserimento del tirocinante nei primi giorni, verifica che si segua il progetto formativo programmato, fornisce feedback sulla qualità della sua prestazione, assiste il tirocinante nei piccoli problemi che potrebbe incontrare durante il periodo di tirocinio.

È opportuno che il tutor aziendale non lasci da solo lo stagista per lunghi periodi, anche a fronte di impegnativi compiti da svolgere. Spetta al tutor aziendale avere contatti e incontri con il tutor dell'ente promotore per verificare l'andamento del tirocinio.
Infine, il tutor aziendale dovrebbe, se previsto in convenzione, redigere la relazione di fine tirocinio.

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